Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Desa adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan Informasi Publik Desa. PPID Desa ditunjuk oleh Kepala Desa dan ditetapkan dengan Surat Keputusan Kepala Desa yang telah dibentuk sejak Tahun 2023.

Dasar hukum PPID Desa adalah :

1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
2. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik
3. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2017 tentang Pengklasifikasian Informasi Publik
4. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2018 tentang Standar Layanan Informasi Publik Desa
5. Peraturan Desa Bana Nomor 14 Tahun  2020 Tentang Keterbukaan Informasi Publik
6. Keputusan Kepala Desa Bukit Makmur Nomor 821 tahun 2023 Tentang Pengangkatan Tim Petugas Pengelola  Informasi Desa (PPID) Desa Bukit Makmur 

Berikut adalah detail tentang tugas dan fungsi masing-masing jabatan dalam struktur PPID di tingkat Desa Bukit Makmur:

1. Kepala PPID Desa

Tugas:

• Memimpin dan mengelola seluruh kegiatan PPID di tingkat desa.
• Mengkoordinasikan kegiatan PPID dengan PPID di tingkat kecamatan dan kabupaten/kota.
• Menetapkan kebijakan dan prosedur terkait pengelolaan informasi dan dokumentasi.
• Mengawasi pelaksanaan tugas dan tanggung jawab anggota PPID desa.
• Menyusun laporan tahunan dan laporan khusus terkait kegiatan PPID untuk disampaikan kepada pihak yang berwenang.
• Menyusun dan mengimplementasikan strategi untuk meningkatkan aksesibilitas dan transparansi informasi publik.

Fungsi:

• Memastikan bahwa semua kegiatan PPID berjalan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
• Membangun dan memelihara hubungan baik dengan masyarakat dan pihak terkait lainnya.
• Mengambil keputusan strategis terkait pengelolaan informasi dan dokumentasi di tingkat desa.

2. Sekretaris PPID Desa

Tugas:

• Mengelola administrasi harian PPID, termasuk penyusunan jadwal rapat, pengarsipan, dan dokumentasi kegiatan.
• Mengatur dan menyimpan arsip dokumen PPID dengan rapi dan teratur.
• Menyusun notulen rapat dan mendistribusikannya kepada anggota PPID.
• Menangani korespondensi, surat menyurat, dan komunikasi internal serta eksternal.
• Menyusun dan memelihara database informasi publik yang dikelola oleh PPID desa.

Fungsi:

• Mendukung operasional PPID dengan menyediakan administrasi yang efisien.
• Menjamin bahwa semua dokumen dan data PPID terdokumentasi dengan baik.
• Memastikan bahwa komunikasi internal dan eksternal PPID berjalan lancar.

3. Bidang Pengelolaan Informasi

Tugas:

• Mengumpulkan, memproses, dan mendistribusikan informasi publik sesuai dengan kebutuhan masyarakat.
• Menyediakan informasi yang akurat dan up-to-date tentang kegiatan, program, dan kebijakan desa.
• Mengelola dan mengupdate konten di media komunikasi desa seperti situs web, papan pengumuman, dan media sosial.
• Menyusun laporan informasi dan menyampaikannya kepada Kepala PPID.
• Menyediakan pelatihan atau sosialisasi tentang akses informasi bagi masyarakat desa.

Fungsi:

• Menjamin bahwa informasi yang diberikan kepada masyarakat relevan dan tepat waktu.
• Memfasilitasi transparansi dengan menyediakan informasi yang mudah diakses oleh masyarakat.

4. Bidang Pengelolaan Dokumentasi

Tugas:

• Menyimpan, merawat, dan mengelola dokumen penting seperti arsip desa, keputusan, dan surat-menyurat resmi.
• Mengembangkan sistem pengarsipan dan penyimpanan dokumen yang aman dan terstruktur.
• Mengatur akses dokumen bagi pihak-pihak yang berwenang atau masyarakat yang memerlukannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
• Melakukan pemeliharaan rutin terhadap dokumen agar tetap dalam kondisi baik dan dapat diakses dengan mudah.
• Mengelola proses pengajuan permintaan informasi publik dan memastikan respons yang cepat.

Fungsi:

• Menyediakan akses mudah dan aman terhadap dokumen dan arsip penting.
• Memastikan bahwa semua dokumen dikelola sesuai dengan peraturan dan kebijakan yang berlaku.

5. Bidang Penyelesaian Sangketan Informasi

Tugas:

• Menangani pengajuan sengketa informasi dari masyarakat yang tidak puas dengan pelayanan informasi atau keputusan PPID.
• Menyediakan solusi atau mediasi untuk menyelesaikan sengketa informasi secara adil dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
• Menyusun laporan terkait kasus sengketa informasi dan langkah-langkah penyelesaiannya.
• Melakukan kajian terhadap permasalahan sengketa informasi untuk meningkatkan prosedur pengelolaan informasi.
• Berkoordinasi dengan pihak terkait, seperti PPID tingkat kecamatan, untuk menyelesaikan sengketa informasi.

Fungsi:

• Menjamin bahwa setiap sengketa informasi ditangani dengan cepat, adil, dan transparan.
• Mengoptimalkan prosedur penyelesaian sengketa untuk meningkatkan kepuasan dan kepercayaan masyarakat terhadap PPID.

Implementasi dan Pelaporan

• Pelaporan Berkala: Kepala PPID harus menyusun laporan berkala yang menggambarkan kegiatan, capaian, dan tantangan yang dihadapi. Laporan ini dikirimkan kepada PPID tingkat yang lebih tinggi dan dapat dipublikasikan untuk masyarakat.
• Evaluasi: Dilakukan evaluasi rutin terhadap pelaksanaan tugas dan efektivitas sistem informasi dan dokumentasi. Hal ini penting untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan.

Dengan struktur dan tupoksi ini, PPID Desa Bukit Makmur dapat berfungsi secara efektif dalam mengelola dan menyediakan informasi serta dokumentasi yang diperlukan oleh masyarakat, sambil memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam pelayanan publik.